// Module eArchiveren

Het duurzaam toegakelijk
maken en houden van informatie.

ARCHIVEREN MET DE MODULE eARCHIVEREN

Al ruim 30 jaar zijn overheden aan het digitaliseren, waarbij het onderwerp archiveren ondergeschoven was.

Hierdoor voldoen heel veel archieven van organisaties niet aan wet- en regelgeving en landelijke standaarden.

Met behulp van eArchiveren kun je in korte tijd je archieven laten voldoen bovenstaande.

archiveren-met-de-module-earchiveren
archiveren-met-de-module-earchiveren

Applicatie rationalisatie en uitfaseren legacysystemen

Overheden hebben tussen de 150 en 2.000 verschillende soorten informatiesystemen.

Vaak hebben zij applicaties in huis waarvan zij alleen de data nog willen bewaren en inzien.

eArchiveren zorgt ervoor dat we de data ontsluiten, waardoor jouw organisatie geen licentiekosten meer hoeft te betalen voor oude systemen.

// gebruiksvriendelijk

archiveren bij de bron

Je hoeft geen dure e-Depot oplossing aan te schaffen.

Daarnaast hoef je de informatie niet meer over te dragen naar een archiefinstelling.

Je voorkomt hierdoor hoge kosten bij de overdracht omdat je moet voldoen aan allerlei eisen als metadata en bestandstructuren.

Door archiveren bij de bron houd je zelf de regie en kun je alle informatie in het eData Portaal ontsluiten.

Alle informatie uit verschillende bronnen toegankelijk in één portaal

Met eZoeken en eArchiveren koppelen we met verschillende bronnen en maken we deze toegankelijk in één zoekportaal door de informatie te indexeren en ontsluiten.

Dit wordt ook wel Enterprise Search of contentintegratie genoemd.

Het eData Portaal is specifiek ontworpen en ontwikkelt voor en met Nederlandse overheidsorganisaties, waardoor we op basis van deze standaard snel operationeel kunnen zijn in jouw organisatie.

VERNIETIGEN MET eARCHIVEREN

Door te archiveren met de module  eArchiveren kun je snel selecteren welke documenten in samenhang vernietigd kunnen worden.

De vernietigingslijst kan gedeeld worden in de organisatie, zodat bevoegde functionarissen kunnen aangeven wat wel óf niet vernietigd moet worden voordat de vernietiging definitief in gang wordt gezet.

Na vernietigen ontstaat een definitieve vernietigingslijst die automatisch gearchiveerd wordt. Zo blijft het altijd zichtbaar wat, wanneer, door wie vernietigd is.

// alles blijft gewaarborgd

preserveren

Met preserveren heb je inzage in welke bestandstypen gebruikt worden in alle aangesloten bronnen. Je kunt analyseren welke bestandsformaten niet langer duurzaam zijn.

Dan kan direct een preserveringsactie uitgevoerd worden om deze bestandsformaten van het ene formaat archief technisch in een duurzaam formaat om te zetten.

Het preserveren verzekert je dat inhoud, structuur, samenhang, gedrag en metadata gewaarborgd blijft.

OPSCHONEN VAN NETWERKSCHIJVEN

Veel organisaties maken gebruik van netwerkschijven om informatie en data op te slaan en uit te wisselen.

Dat leidt tot grote vormen van dataopslag waarbij niet meer duidelijk is welke nog bruikbaar is en welke data vernietigd zou kunnen worden.

Met eArchiveren maken we inzichtelijk welke data aanwezig is, welke informatie bruikbaar is en in hoeverre informatie voldoet aan gestelde eisen ten aanzien van metadata.

Je kunt de informatie analyseren, selecteren en bepalen welke informatie overgezet moet worden naar een archiefoplossing als het eData Portaal.

Zo kan jouw organisatie in korte tijd afscheid nemen van netwerkschijven en kun je toewerken naar professioneel archiefbeheer.

Kijk ook eens naar de andere beschikbare modules!

Meer informatie over deze module, een afspraak maken of direct starten?

Neem dan contact met ons op door het formulier in te vullen op onze contactpagina.