SLIM METADATEREN ZONDER INSPANNING!
Wat is Metadata?
Metadata zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.
Door deze metadata aan een document toe te voegen kunnen documenten makkelijker gezocht en gevonden worden. Zo kan men in een zoekoplossing die gebruik maakt van metadata bijvoorbeeld direct zoeken naar documenten geschreven door een bepaalde auteur.
Het vastleggen van Metadata wordt metadateren genoemd.
mdto en tmlo
Om structuur aan te brengen in metadata wordt al enige jaren gebruik gemaakt van landelijke metadatastandaarden zoals TMLO en haar opvolger MDTO.
eMetadateren ondersteunt beide standaarden.
automatisch metadateren
Op basis van inhoud van het informatie- of archiefobject wordt de metadatastandaard automatisch gevuld. Hierdoor bespaar je als organisatie veel geld, tijd en energie omdat de juiste velden direct gevuld worden.
Dit geldt ook voor historische archieven, waardoor informatie met behulp van het eData Portaal juist en volledig ontsloten kan worden.
Zo is jouw informatie snel toegankelijk voor analyse en verantwoording.
Verrijken van metadata
Metadata wordt aangevuld door de tijd heen (denk bijvoorbeeld aan gemeenschappelijke regelingen, het fuseren van overheidsorganisaties of het ontvlechten van samenwerkingsverbanden).
Het probleem dat veel organisaties ervaren is dat zij veel handmatige handelingen moeten verrichten om metadata van (historische) archieven te actualiseren.
Met eMetadateren kan dit proces volledig geautomatiseerd plaatsvinden en houd jij tijd over voor andere werkzaamheden.
WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN METADATEREN MET eMETADATEREN
- Geautomatiseerd metatdateren, geen menselijke handeling, geen fouten, uniform.
- Kans op zoekraken documenten wordt geminimaliseerd.
- Zelf je metadataschema vast stellen.
- Documenten kunnen meteen in (zaak)dossiers opgeborgen worden.
- De eMetadata oplossing begrijpt de betekenis van de inhoud van berichten en kan daar haar metadata op baseren, waardoor kostbare tijd bespaart wordt met doorlezen en handmatig bepalen van metadata.
- Door toepassen van eMetadata kan op basis van de uniforme wijze van metadateren eenvoudig documenten overgedragen worden naar een recordsmanagement systeem of een e-Depot.
- Kortere doorlooptijd (snellere verwerking van inkomende documenten), waardoor kostenbesparend (vaak tot ruim 70% van de oorspronkelijke kosten.
- Verbeterde informatie over soorten en type poststromen en verwerkingstijden.
- Opslag van alle inkomende documenten in een duurzaam digitaal formaat.
- eData levert niet alleen de oplossing, wij implementeren ook.
- Snelle terugverdientijd (Vaak een ROI < 1 jaar!).
Kijk ook eens naar de andere beschikbare modules!
Meer informatie over deze module, een afspraak maken of direct starten?
Neem dan contact met ons op door het formulier in te vullen op onze contactpagina.