eData producten
direct inzetbaar
Het eData Portaal
eData heeft in nauwe samenwerking met een aantal overheidsorganisaties de oplossing ontwikkeld: Het eData Portaal.
Het eData Portaal bestaat uit volledig geïntegreerde modules die ook los te gebruiken zijn.
Het eData portaal vormt de centrale voorziening van waaruit de zes modules kunnen worden aangeroepen. Daarnaast wordt in het eData portaal ook functioneel beheer uitgevoerd, zoals de configuratie van de modules.
Via het dashboard kan eenvoudig een van de zes modules worden aangeklikt.
Als de betreffende module is geactiveerd, kan gebruik worden gemaakt specifieke functionaliteit.
Zo kan men vanuit het eData portaal de module Zoeken en Vinden aanklikken om vervolgens alle relevante bronnen, zoals het zaaksysteem, DMS, e-mail, applicaties en netwerkschijven te doorzoeken. Op deze manier kunnen er documenten worden gevonden die in aanmerking komen om te worden geanonimiseerd.
Door de documenten te selecteren worden deze klaargezet in de module Anonimiseren. Vervolgens worden deze documenten automatisch gewaarmerkt via de Waarmerkmodule. En natuurlijk kan daarna de keuze worden gemaakt om deze geanonimiseerde documenten te publiceren.
Wanneer PLOOI de definitieve specificaties heeft vastgesteld zal de publicatie-module, geautomatiseerd de gegevens en de juiste metadata publiceren. Maar ook publiceren naar DROP of een eigen omgeving is mogelijk.
De archiveringsmodule heeft daarnaast extra functionaliteiten zoals het kunnen draaien van vernietigingslijsten, het (geautoriseerd) kunnen wijzigen van metadata en logging op gebruik en het raadplegen van allerlei bestandsformaten.
Producten in het eData Portaal
Zoeken & Vinden
Door deze module te koppelen kan eenvoudig worden gezocht over alle aangesloten bronnen.
Lees meer...
Archiveren
eArchief kan gezien worden als een verzamelplaats waar alle archiefwaardige stukken opgeslagen en ontsloten worden.
Lees meer...
eAnonimiseren
Met deze module kan informatie geanonimiseerd worden, voordat deze gepubliceerd wordt.
Lees meer...
eData loket
(publiceren)
Met deze module kan vanuit het eDataloket straks, als PLOOI de definitieve specificaties heeft vastgesteld, geautomatiseerd een link naar de gegevens doorgegeven worden inclusief de juiste metadata.
Lees meer...
Metadateren
Met deze module kan snel een grote hoeveelheden aan informatie en bestanden automatisch van metadata worden voorzien.
Lees meer...
Waarmerken
Deze module zorgt ervoor dat alle actieve en passieve te publiceren informatie voorzien wordt van een wettelijk geaccepteerd eWaarmerk.
Lees meer...
eAnonimiseren
Naast het eData Portaal is er de module eAnonimiseren waarmee informatie geanonimiseerd wordt, voordat deze gepubliceerd wordt. De module eAnonimiseren is voorzien van A.I. waarmee op basis van taaltechnologie de inhoud van tekst geanalyseerd wordt en automatisch documenten (ook in batch) geanonimiseerd kunnen worden. De Woo-grondslagen worden daarbij automatisch toegevoegd. Het is zelfs mogelijk het anonimiseren geheel door ons te laten uitvoeren. Dat kan incidenteel, periodiek of structureel.
eMetadateren
eMetadata is een oplossing waardoor snel grote hoeveelheden aan informatie en bestanden automatisch van metadata kunnen worden voorzien. Het metadateren kan zowel op basis van bestandseigenschappen (zoals auteur, creatiedatum, enzovoorts) en op basis van de standaarden MDTO en TOOI, zodat informatie gemakkelijk en eenduidig terug te vinden is.
eWaarmerken
Als u er zeker van wilt zijn dat uw informatie niet gemanipuleerd kan worden, past u het eWaarmerk toe. Deze module zorgt ervoor dat alle actieve en passieve te publiceren informatie voorzien wordt van een wettelijk geaccepteerd eWaarmerk. Iedereen die de informatie of het document opent ziet dan direct dat het afkomstig is van uw organisatie en dat het niet is aangepast (authentiek en integer). Op deze wijze voorkomt u manipulatie en desinformatie.
eDataloket (Publiceren)
Het eDataloket is een openbare omgeving, specifiek opgezet voor uw organisatie om op een laagdrempelige manier, inwoners en andere geïnteresseerden toegang te geven tot gepubliceerde informatie. Vanuit het eDataloket kan straks, als PLOOI de definitieve specificaties heeft vastgesteld, geautomatiseerd een link naar de gegevens doorgegeven worden inclusief de juiste metadata.
eArchief
In veel organisaties worden zowel digitale als analoge archieven bijgehouden. Het beheren van dergelijke archieven vergt een gestructureerde aanpak en het goed vastleggen waar welke informatie zich bevindt en wanneer welke informatie vernietigd moet worden. Ook het uitlenen van fysieke stukken en retouren zullen vastgelegd moeten worden. eArchief kan gezien worden als een verzamelplaats waar alle archiefwaardige stukken opgeslagen en ontsloten worden, waardoor bijvoorbeeld een records management systeem of zelfs een aparte e-depot applicatie niet meer nodig is.
Zoeken en Vinden
Het zoeken en verzamelen van informatie en bestanden (die in aanmerking komen om te worden gepubliceerd) is vaak een intensief proces. Er moet vaak in meerdere systemen worden gezocht en het zoeken in deze systemen duurt lang en is niet optimaal. Alle relevantie bronnen, zoals het zaaksysteem, DMS, email, vakapplicaties kunnen worden gekoppeld. Hierdoor kan eenvoudig worden gezocht over alle aangesloten bronnen. Zodra de juiste informatie is gevonden, kan deze aangeboden worden om te anonimiseren.
Brochure Het eData Portaal
Voor overheidsorganisaties is het een grote uitdaging om te voldoen aan de Woo.
Vraagt u zich ook af hoe u gaat voldoen en hoe de Woo tevens kan bijdragen aan efficiency, kwaliteit en duidelijkheid?
ePublicatie biedt volledige ondersteuning voor het voldoen aan de Woo. Hiervoor hebben we een aantal modules ontwikkeld die we in deze brochure beschrijven.
Wilt u meer weten over onze direct inzetbare producten of wilt u meteen een product aanvragen?
Neem dan contact met ons op door het formulier in te vullen op onze contactpagina.
