SLIM eMETADATEREN ZONDER INSPANNING!
Wat is Metadata?
Metadata zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.
Door deze metadata aan een document toe te voegen kunnen documenten makkelijker gevonden worden. Zo kan men in een zoekmachine die gebruik maakt van metadata bijvoorbeeld direct zoeken naar documenten geschreven door een bepaalde auteur.
Het vastleggen van Metadata wordt metadateren genoemd.
eMETADATEREN ALS OPLOSSING!
eMetadateren is een oplossing waardoor snel grote hoeveelheden aan informatie en bestanden automatisch van metadata kunnen worden voorzien.
Het metadateren kan zowel op basis van bestandseigenschappen (zoals auteur, creatiedatum, enzovoorts) en op basis van de standaarden MDTO en TOOI, zodat informatie gemakkelijk en eenduidig terug te vinden is.
Organisaties besparen veel tijd in menskracht omdat er weinig tot geen inspanningen benodigd zijn aan het metadateren en er geen tijd verloren gaat aan het terugvinden van documenten.
Hoe werkt deze module?
Deze module kan zeer gemakkelijk geïntegreerd worden in uw bedrijfsomgeving. Dat komt door de opendata structuur.
De eMetadata oplossing leest de inhoud van alle berichten en begrijpt de betekenis daarvan.
Op basis van de inhoud en de betekenis van de berichten bepaalt het systeem gautomatiseerd de metadata. Door de eenduidige en uniforme wijze van werken ontstaat metadata waarmee documenten eenvoudig teruggevonden kan worden.
Als extra toevoeging is de optie ‘Samenvatten’ meegeleverd. Het systeem kan daarbij ook een samenvatting maken van elk bericht.
Eenvoudig documenten terugvinden
Organisaties worden geconfronteerd met een toenemend aantal documenten. Niet alleen per post, maar ook via e-mail komen steeds meer documenten de organisatie in. Naast de inkomende post gaan er ook veel (digitale) documenten de organisatie uit.
Om de informatie vindbaar te maken binnen een organisatie zullen de digitale documenten voorzien moeten worden van metadata.
In het gemeentelijk domein wordt hiervoor gewerkt met het metadateringsschema TMLO: het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid.
Het hebben van een metadateringsschema is onvoldoende voor het opzetten van een gestructureerd en uniforme wijze van metadateren.
Het toepassingsprofiel TMLO is uitgebreid opgezet. In veel gevallen is het zo dat de wijze waarop de inhoud van een metadataveld gevuld wordt aan de organisatie zelf wordt overgelaten. Dit leidt in de praktijk tot de situatie dat elke organisatie of zelfs elke afdeling een eigen systematiek kiest om de inhoud te vullen, wat de terugvindbaarheid natuurlijk niet ten goede komt.
Doordat TMLO een uitgebreide set is van velden is het daarnaast zeer bewerkelijk om handmatig de velden te vullen, kan dit ook tot problemen leiden.
Wij kunnen u hierbij helpen met eMetadateren als oplossing!
Combinaties met andere modules
Maakt u gebruik van meerdere modules?
Dan is het mogelijk om na het metadateren de informatie of documenten ook aan te bieden in de modules eWaarmerken en ePubliceren.
Tot slot kunnen archiefwaardige stukken via eArchief gearchiveerd worden.
DE VOORDELEN VAN METADATEREN MET eMETADATEREN
- Geautomatiseerd metatdateren, geen menselijke handeling, geen fouten, uniform.
- Kans op zoekraken documenten wordt geminimaliseerd.
- Zelf je metadataschema vast stellen.
- Documenten kunnen meteen in (zaak)dossiers opgeborgen worden.
- De eMetadata oplossing begrijpt de betekenis van de inhoud van berichten en kan daar haar metadata op baseren, waardoor kostbare tijd bespaart wordt met doorlezen en handmatig bepalen van metadata.
- Door toepassen van eMetadata kan op basis van de uniforme wijze van metadateren eenvoudig documenten overgedragen worden naar een recordsmanagement systeem of een e-Depot.
- Kortere doorlooptijd (snellere verwerking van inkomende documenten), waardoor kostenbesparend (vaak tot ruim 70% van de oorspronkelijke kosten.
- Verbeterde informatie over soorten en type poststromen en verwerkingstijden.
- Opslag van alle inkomende documenten in een duurzaam digitaal formaat.
- eData levert niet alleen de oplossing, wij implementeren ook.
- Snelle terugverdientijd (Vaak een ROI < 1 jaar!).
INFORMATIE OF CONTACT OVER eMETADATEREN?
Vul uw gegevens in via de button hieronder, dan nemen we zo spoedig mogelijk contact met u op.
We horen graag van u!